Er videoen klar for andres øyne?
Den første kontrollen gjelder selve materialet. En gjennomgang med kolleger er dyrt i andres tid, og den gir best utbytte når videoen er ferdig nok til at folk kan konsentrere seg om innholdet. Hvis lyden fortsatt knitrer eller halve kapitlene mangler, ender samtalen med tekniske kommentarer du allerede kjenner til.
Spill derfor av hele veiledningen selv, fra start til slutt, uten å stoppe. Merk deg steder der du mister tråden, der musepekeren hopper eller der fortellingen går fortere enn handlingen på skjermen. Rett det som er åpenbart, og la resten stå til gjennomgangen.
En tommelfingerregel er at videoen skal være ferdig nok til at du kunne sendt den til en ny kollega uten skam, men ikke så ferdig at du ikke tåler å endre den.
- Hele videoen er spilt av minst én gang uten avbrudd
- Lyden er hørbar uten at du må skru opp volumet
- Ingen personopplysninger synes på skjermen
Hvem skal være med, og hvor mange?
Velg deltakerne ut fra hvem videoen er laget for. Én person som kan emnet godt, kan fange faktafeil. Én som ikke kan det, viser om forklaringen holder. Den siste er ofte den mest nyttige, fordi hun leser veiledningen slik en ny ansatt vil gjøre.
Hold gruppen liten. Tre til fem personer gir nok ulike blikk uten at samtalen blir en debatt om detaljer. Er du usikker, ta heller to korte runder med ulike deltakere enn én lang med alle.
Avklar også hvem som har siste ord når kommentarene spriker. Uten en slik avtale kan en gjennomgang ende med tolv ønsker som peker hver sin vei, og ingen vet hva som skal inn i den ferdige videoen.
- Minst én deltaker som kan emnet
- Minst én deltaker som ikke har brukt systemet før
- Avtalt hvem som avgjør ved uenighet
Hva skal dere egentlig vurdere?
Uten et klart spørsmål blir tilbakemeldingene tilfeldige. Én kommenterer fargen på bakgrunnen, en annen savner en funksjon som ikke hører hjemme i videoen. Bestem på forhånd at gjennomgangen gjelder tre ting: er det riktig, er det til å følge, og nådde vi læringsmålet.
Knytt hvert punkt til kapitlene i videoen. Hvis kapittel to skulle lære seerne å opprette en ny sak, kan deltakerne etterpå svare på om de ville klart det selv. Det gir mer verdi enn en generell følelse av at videoen var fin.
Skriv spørsmålene på ett ark og del det ut før visningen. Da ser deltakerne etter de riktige tingene fra første minutt.
- Stemmer trinnene med slik systemet fungerer nå
- Er tempoet rolig nok til å følge med
- Ville en ny ansatt klart oppgaven etterpå
Hvordan samler du tilbakemeldingene?
Bestem formen før møtet. Noen kommentarer er best å høre i rommet, andre bør skrives ned slik at de ikke glemmes. En enkel metode er å la hver deltaker notere tidspunkt i videoen og en kort setning om hva som bør endres.
Tidspunkt gjør det raskt å finne igjen stedet under redigeringen. En kommentar som «litt rotete midt i» er nesten verdiløs, mens «02:10, markøren forsvinner» kan rettes på et minutt.
Be om rettelser først og ønsker sist. Faktafeil og uklare forklaringer må inn i den endelige versjonen, mens ønsker om ekstra kapitler kan vurderes mot hvor lang videoen bør være. Husk at en kort veiledning ofte lærer bedre enn en lang.
- Én felles liste med tidspunkt og kommentar
- Rettelser skilt fra ønsker
- Én person samler alt etter møtet
Har du satt av tid til å rette opp?
Mange avslutter gjennomgangen og legger videoen bort fordi retting føles som en ny jobb. Planlegg derfor tiden til retting før du kaller kollegene inn. Små endringer i teksting, klipp og tempo tar gjerne en halv arbeidsdag, mens et nytt opptak kan kreve mer.
Vurder om endringene er så store at du trenger en ny gjennomgang. Som regel holder det at to av deltakerne ser den reviderte versjonen kort og bekrefter at kommentarene er tatt inn.
Gi deltakerne beskjed om hva som ble endret og hva som ble utelatt, med en kort begrunnelse. Da føler de at innsatsen ble brukt, og de stiller gjerne opp neste gang.
- Tid til retting er avtalt i kalenderen
- Beslutning om ny kort visning er tatt
- Deltakerne får beskjed om utfallet
Når bør du heller vente?
Noen ganger er det riktig å utsette. Hvis systemet står foran en større oppdatering, risikerer du at videoen er utdatert før den er delt. Da er det bedre å vente på den nye versjonen og bruke tiden på manus og struktur.
Det samme gjelder om du er i tvil om målgruppen. En gjennomgang uten en tydelig seer gir spredte kommentarer. Bruk tiden på å avklare hvem videoen er til for.
Utsettelse er ikke det samme som å droppe gjennomgangen. Sett en ny dato i kalenderen med en gang, slik at saken ikke forsvinner mellom høstens andre oppgaver.
- Systemet skal oppdateres snart
- Målgruppen er ikke avklart
- Nøkkelpersoner har ikke tid de kommende ukene
En god gjennomgang er nesten ferdig planlagt før den starter. Når videoen er klar, deltakerne er valgt, spørsmålene er satt og tiden til retting er avtalt, blir selve møtet kort og nyttig. Går du gjennom listen over og svarer ja på de fleste punktene, er du klar. Svarer du nei på flere, bruk dagene til å rydde først. Da får videoen en rolig siste runde i stedet for en rotete.
