Hva det koster å forberede skjermen før opptak, og hva som styrer prisen

Når noen spør hva det koster å forberede skjermen, tenker de gjerne på en pris i kroner. I praksis er det tid som koster, og tiden er fordelt på tre ting: rydding av skrivebordet, valg av oppløsning og fjerning av personlige opplysninger. Hver av dem kan ta ti minutter eller to timer, avhengig av hvordan arbeidsmaskinen ser ut.

Jeg underviser i dette som en del av kurset, og jeg ser at deltakerne ofte undervurderer forarbeidet. De setter av tid til selve opptaket og tenker at skjermen ordner seg underveis. Da ender de med å ta opp samme sekvens tre ganger fordi et varsel dukker opp midt i et klikk.

Denne artikkelen handler derfor om hva som driver innsatsen opp og ned, ikke om en fast tilbudspris. Les den som et grunnlag for å planlegge egen arbeidstid, og for å forklare leder hvorfor forberedelsen bør få sin egen plass i prosjektet.

• Rydding av skrivebord og oppgavelinje
• Valg av oppløsning og skalering
• Fjerning av personlige opplysninger
• Testopptak før det virkelige opptaket

Et skrivebord som har vært i bruk i flere år, rommer ofte mer enn man tror: filer med private navn, snarveier til systemer som ikke hører hjemme i videoen og et bakgrunnsbilde som røper mer om deg enn du ønsker. Å rydde dette bort tar tid, særlig hvis du må flytte ting i stedet for å slette dem.

Mange velger derfor en egen brukerprofil eller et rent vindu som kun brukes til opptak. Det koster litt å sette opp første gang, men sparer deg for det samme arbeidet hver gang du lager en ny veiledning. Jo oftere dere produserer video, desto mer lønner det seg.

Husk også varsler. Kalender, chat og e-post sender gjerne meldinger akkurat når du er midt i en viktig handling. Å slå dem av hører med i forberedelsen, og det tar bare noen minutter hvis du har en fast sjekkliste å gå etter. Uten den glemmer du alltid noe.

• Egen profil eller rent vindu sparer tid på sikt
• Slå av varsler fra chat, e-post og kalender
• Fjern snarveier som ikke inngår i veiledningen

Valg av oppløsning virker som en teknisk detalj, men det styrer både filstørrelse, lesbarhet og hvor mye du må redigere etterpå. Tar du opp i svært høy oppløsning på en stor skjerm, blir teksten liten når seeren ser videoen i et lite vindu. Da må du zoome mye i redigeringen, og det koster timer.

Et enklere valg er å sette skjermen til en moderat oppløsning før du starter, slik at teksten er lesbar uten etterarbeid. Det tar få minutter og fjerner mye av behovet for å klippe og forstørre senere. Jeg anbefaler at du bestemmer dette en gang og bruker samme innstilling i alle videoene i en serie.

Skalering i selve programvaren, for eksempel større skrift eller bredere menyer, kan også hjelpe. Vurder hva seeren faktisk trenger å se, og tilpass vinduet etter det. Tidsbruken her er liten sammenlignet med hva du sparer i redigeringsfasen.

Det er her forberedelsen kan bli dyr hvis den ikke tas på alvor. Navn, e-postadresser, kundenummer og interne dokumenter kan stå overalt i et grensesnitt: i brukermenyen, i historikken, i fanene og i nylig åpnede filer. Å finne alt tar tid, og å overse noe kan bli kostbart.

Vi anbefaler å bruke testdata i stedet for ekte data der det er mulig. Da slipper du å skjule noe, og risikoen forsvinner. Opprett en testbruker og noen nøytrale eksempler før du begynner, og bruk dem konsekvent. Det krever en times arbeid første gang, men gir ro i alle senere opptak.

Hvis du må vise ekte systemer, bruk tid på en gjennomgang etter testopptaket. Se videoen i sin helhet med blikket på kanten av skjermen, ikke bare på handlingen i midten. Det er ofte i hjørnene og i faner du finner det som skulle vært skjult.

• Bruk testbruker og nøytrale eksempeldata
• Sjekk faner, historikk og nylig åpnede filer
• Se gjennom testopptaket med blikket på kantene

Tre forhold driver tidsbruken mest: hvor mange ulike systemer veiledningen berører, hvor sensitive dataene er, og om skjermen blir forberedt på nytt for hver video. En veiledning som holder seg i ett program med testdata, kan forberedes på en god halvtime. En som beveger seg mellom flere systemer med ekte data, kan kreve et par timer.

På den andre siden finnes det grep som reduserer arbeidet kraftig. En fast sjekkliste, en egen opptaksprofil og en delt mappe med nøytrale eksempelfiler gjør at forberedelsen blir rutine i stedet for prosjekt. Jeg ser at bedrifter som lager flere videoer i året, får mest igjen for dette.

Spør deg selv hvor ofte du skal gjøre dette. Én enkelt video tåler en enkel løsning. En serie fortjener en investering i oppsettet, fordi den samme timen du bruker nå, kommer tilbake mange ganger.

• Antall systemer i veiledningen
• Hvor sensitive dataene er
• Om oppsettet kan brukes på nytt

Begynn med å liste hva som faktisk vises i veiledningen: hvilke programmer, hvilke data og hvor mange skjermbilder. Sett deretter en tid på hver av de tre oppgavene, rydding, oppløsning og personvern, og legg til tid for et testopptak med gjennomgang. Resultatet blir et ærlig anslag du kan vise til leder.

Legg gjerne på en margin. Forberedelse tar nesten alltid litt lenger enn man tror, særlig første gang, fordi man oppdager ting underveis. En margin på en tredjedel er ikke urimelig for en ny type video.

I kurset øver vi på akkurat dette: du lager en egen plan for en tre minutter lang veiledning, og forberedelsen er en del av den. Slik får du et konkret tall å jobbe etter, basert på dine egne systemer og ikke på gjetning.