Utgangspunktet: en veiledning på tolv minutter
Silje jobber som økonomikonsulent i en mellomstor bedrift og hadde fått ansvaret for å lære opp nye kolleger i et internt fakturasystem. Hun hadde tatt opp én lang video på tolv minutter, fra innlogging til godkjenning av betaling, og var misfornøyd. Kollegene så de første to minuttene, ga opp og ringte henne i stedet.
Da hun kom til kurset, la hun frem videoen og spurte om vi kunne hjelpe henne med å klippe den kortere. Jeg så gjennom opptaket sammen med henne og la merke til at klippingen ikke var problemet. Innholdet hadde ingen oppdeling. Alt kom i den rekkefølgen hun selv husket det, ikke i den rekkefølgen en nybegynner trenger det.
Vi snakket om at en tilskuer som skal løse en bestemt oppgave, trenger å se hvor den oppgaven starter og slutter. Uten det må hun spole frem og tilbake, og da faller de fleste fra. Det ble utgangspunktet for resten av arbeidet vårt.
Først læringsmålene, så opptaket
Jeg ba Silje legge bort videoen og skrive ned hva en ny kollega skal kunne etter første uke. Hun endte med seks korte setninger, som for eksempel at kollegaen skal kunne logge inn med riktig rolle, finne en bilagslinje og sende en faktura til godkjenning. Hver setning begynte med et verb og beskrev noe man kan gjøre.
Dette er kjernen i modulen om kapitler og struktur: et kapittel skal ha ett læringsmål, ikke flere. Når målet er formulert som en handling, blir det også enkelt å kontrollere om videoen faktisk viser handlingen. Silje oppdaget at to av de tolv minuttene handlet om ting ingen av de seks målene krevde.
Hun strøk dem uten å nøle. Det var et lite sjokk å se hvor mye av det hun hadde tatt opp som egentlig var hennes egne vaner, ikke noe en nybegynner trengte for å komme i gang med systemet.
- Ett læringsmål per kapittel
- Formuler målet som noe tilskueren kan gjøre
- Stryk det som ikke støtter et mål
Rekkefølgen som følger arbeidsflyten
Neste steg var å finne en logisk rekkefølge. Silje ville først starte med en oversikt over alle menyene, fordi det føltes ryddig. Jeg foreslo at vi heller fulgte det en kollega faktisk gjør fra morgenen av: logge inn, åpne dagens oppgaver, behandle en faktura, sende videre.
Vi skrev hvert mål på en gul lapp og la dem ut på en tavle. Så flyttet vi dem rundt til rekkefølgen kjentes naturlig når Silje fortalte den høyt. To lapper byttet plass, og én ble delt i to fordi den inneholdt både søk og godkjenning, som er to ulike handlinger.
Resultatet var seks kapitler som hver kunne stå alene, men som også fungerte i rekkefølge. Det er en viktig egenskap: noen ser hele serien første uke, andre henter bare kapittel fire når de står fast på en bestemt oppgave.
Navn på kapitlene som folk faktisk søker etter
Silje hadde i første versjon kalt kapitlene «Del 1», «Del 2» og så videre. Det sier ingenting om hva man finner. Vi byttet dem ut med korte titler som beskriver handlingen, for eksempel «Send en faktura til godkjenning». Slik ligner tittelen på spørsmålet kollegaen stiller seg selv.
Vi lagde også en enkel regel: tittelen skal være forståelig for noen som aldri har åpnet systemet. Ord som internt kallenavn og forkortelser fikk ikke være med. Silje innrømmet at hun hadde brukt en intern forkortelse i tre av de seks titlene uten å tenke over det.
Når kapitlene har gode navn, blir også kapittelmarkeringene i videospilleren nyttige. Tilskueren ser listen, finner raden som passer, og trykker. Det virker banalt, men det er forskjellen mellom en video som blir brukt og en som blir liggende.
- Bruk verb i tittelen
- Unngå forkortelser og interne uttrykk
- Hold hver tittel under seks ord
Opptak i små biter og én felles gjennomgang
Med planen på plass tok Silje opp hvert kapittel for seg. Det var overraskende mye lettere enn å holde en tolv minutter lang fortelling i gang. Hvert opptak varte mellom halvannet og to minutter, og når hun snakket seg bort, kunne hun ta bare den ene biten på nytt.
Hun fortalte at hun også sov bedre natten før opptak, fordi hun ikke lenger var redd for å ødelegge en lang økt. Det er en bivirkning jeg ofte hører om, og den kommer rett fra strukturen: små enheter gir små feil og små rettelser.
Til slutt viste hun de seks kapitlene for to kolleger. Begge fant frem til riktig kapittel uten hjelp, og den ene sa at hun for første gang forsto hvorfor godkjenningen måtte skje i en bestemt rekkefølge. Silje la til én setning i åpningen av kapittel fire etter den kommentaren.
Hva Silje tok med seg videre
Etter kurset laget Silje en liten mal til seg selv: en side med læringsmål, kapitteltitler og anslått varighet per kapittel. Hun bruker den hver gang hun skal lage en ny veiledning, og har allerede delt den med en kollega i personalavdelingen.
Det viktigste hun oppdaget, sier hun selv, er at strukturen ikke er pynt på toppen av innholdet. Den bestemmer hva som blir med, hva som må vekk og i hvilken rekkefølge tilskueren møter det. Uten den ble videoen en samling av alt hun kunne, med den ble den en hjelp for dem som trengte den.
Jeg synes eksempelet viser noe jeg ser igjen i mange grupper: de som sliter mest med lange videoer, mangler sjelden teknikk. De mangler en plan som deler arbeidet i biter av en størrelse man kan overskue.
Siljes erfaring viser at kapitler ikke handler om å gjøre videoen kortere, men om å gjøre den brukbar. Når hvert kapittel har ett læringsmål, en tydelig tittel og en plass i en logisk rekkefølge, finner tilskueren raskt frem, og den som lager videoen får færre og mindre opptak å ta om igjen. Start med læringsmålene, ikke med opptaksknappen.
